En corto
- La señal de que el Excel se ha quedado corto no es el tamaño del fichero: es que escriben varias personas, que nadie sabe cuál es la versión buena y que los errores aparecen semanas tarde.
- Una aplicación interna aporta lo que una hoja no puede: usuarios, permisos por rol, reglas comprobadas al guardar el dato y registro de quién cambió qué y cuándo.
- Multiempresa se decide al principio: una instalación por sociedad o una sola aplicación filtrada por empresa. Cambiar de idea después sale caro.
- No sustituye a tu ERP ni a tu programa de facturación: se conecta con ellos y se define, dato a dato, qué sistema manda.
- Las pantallas de almacén y taller se diseñan para usar de pie, con una mano y con mala cobertura, guardando en el dispositivo y sincronizando después.
- Si el proceso lo lleva una sola persona y cabe en una hoja, no necesitas software. Aquí tienes cómo montar bien esa hoja.
¿Cómo sé que el Excel se me ha quedado pequeño?
La señal no es el tamaño del fichero. Es el número de manos. Una hoja de cálculo es un documento: está pensada para que una persona escriba y varias miren. En cuanto escriben dos, aparecen los síntomas de siempre. Ficheros llamados stock_final_BUENA_v3. Alguien preguntando por WhatsApp cuál es la versión buena.
El síntoma grave es otro: el error que se descubre semanas después, cuando ya se ha servido, facturado o comprado sobre un dato equivocado. No pasa porque nadie tenga cuidado. Pasa porque la hoja no sabe decirte quién escribió ese número, cuándo ni qué había antes.
Por dentro ocurre esto: en la nube con coedición, si dos tocan la misma celda gana la última escritura y de la otra no queda rastro. Una base de datos escribe por transacciones, comprueba las reglas antes de aceptar el dato y guarda quién cambió qué y cuándo. Eso es lo que permite rebobinar en vez de adivinar.
- Escriben dos personas o más en el mismo fichero
- Hay copias con nombres tipo definitivo, bueno o v3
- Alguien debe ver una parte y no el resto, y no hay forma de separarlo
- Contestar cuánto tengo de esto te lleva más de un día
Permisos por rol: que cada uno vea solo lo suyo
Los permisos no se dan a personas, se dan a roles: almacén, comercial, taller, encargado de centro, administración. Alguien entra en un rol y, cuando se va, se desactiva sin tocar nada más. Su histórico se queda: la trazabilidad no se borra al dar de baja a una persona.
El permiso se aplica en el servidor, no escondiendo un botón. Si la única barrera es que el botón no se ve, cualquiera que conozca la dirección entra igual. Y se empieza cerrado: almacén necesita stock, ubicaciones y albaranes, no el margen ni el precio de compra.
Si la aplicación guarda datos de clientes o de empleados, quién puede verlos deja de ser solo una decisión de diseño: conviene contrastarlo con tu asesoría y con la fuente oficial que corresponda.
Multiempresa: varias sociedades o centros sin duplicar la aplicación
Hay dos formas de montarlo. Una instalación por empresa, con su base de datos aparte. O una sola aplicación que reparte los datos por empresa y decide en cada consulta qué te toca ver.
La primera aísla mejor y deja que cada sociedad vaya a su ritmo, pero multiplica el mantenimiento y complica los informes del grupo. La segunda mantiene un solo sistema y permite consolidar, a cambio de que el filtro por empresa esté bien puesto en todas las consultas, sin excepción.
Lo caro no es elegir: es cambiar de idea después. Contesta esto antes.
- ¿Comparten catálogo de artículos y ficha de clientes o cada sociedad tiene el suyo?
- ¿La numeración de albaranes y documentos es independiente por empresa?
- ¿Un mismo usuario trabaja en dos empresas y cambia de una a otra?
- ¿Necesitas informes consolidados del grupo o basta con cada empresa por separado?
¿Se puede integrar con el ERP y el programa de facturación que ya uso?
Casi siempre, y sin sustituirlos: tu facturación ya funciona y tiene su contabilidad detrás. Lo que sobra es teclear el mismo dato dos veces.
Las vías habituales son cuatro: una API, ficheros de intercambio por carpeta o SFTP, acceso directo a la base de datos y avisos automáticos cuando algo cambia. Hazle tres preguntas a tu proveedor: si hay API documentada y en qué plan entra, si tiene límite de peticiones y si avisa de los cambios o hay que ir preguntando.
Después, la decisión que evita la mitad de los problemas: para cada dato, define qué sistema manda. Artículos y precios, el ERP; ubicaciones y recuento, el almacén. Cuando dos sistemas creen que mandan sobre el mismo campo, sale un descuadre. Y toda integración se cae alguna vez: montamos con reintentos y con control para que reintentar no duplique el pedido.
Que funcione en el móvil a pie de máquina o de almacén
Una pantalla de almacén no es la de escritorio encogida. Se usa de pie, con una mano, a veces con guantes, con ruido y con el wifi entrando a ratos entre estanterías metálicas.
Eso cambia el diseño. Pocos campos por pantalla. Botones grandes. Teclado numérico cuando el dato es un número. Confirmación visible y sonora al leer un código. La cámara del teléfono como lector si no hay pistola. Y si la cobertura falla, la aplicación no se queda en blanco: guarda en el dispositivo, marca lo pendiente y sincroniza al recuperar señal.
Instalada desde el navegador se actualiza sola y evita las tiendas de aplicaciones; se va a app nativa solo si hace falta hardware concreto, como un lector láser. Y un límite sano: el móvil sirve para capturar, no para todo.
Cuándo no necesitas un software de gestión
Si el proceso cabe en una hoja, lo toca una sola persona y cambia poco, no necesitas software. Vas a gastar dinero y semanas en sustituir algo que ya funciona.
En ese caso, monta bien la hoja. Una fila por hecho y una columna por dato. Nada de celdas combinadas. Los colores son adorno, no datos. Listas desplegables con validación en vez de campos libres. Una pestaña con los datos crudos y otra con los informes. El fichero en la nube con historial de versiones y una copia periódica fuera de esa cuenta.
Comprueba también si el programa que ya pagas trae un módulo que hace justo esto. Y hazte tres preguntas: si las tres respuestas son no, quédate como estás.
- ¿Escribe en la hoja más de una persona?
- ¿Hay alguien que deba ver una parte y no el resto?
- ¿Tardas más de un día en saber cuánto tienes de algo o en qué estado va un pedido?
Cómo se pasa de las hojas de cálculo a una aplicación sin parar el trabajo
No se migra todo a la vez. Empezamos por el proceso que más duele, lo ponemos en marcha con gente usándolo de verdad y seguimos por el siguiente.
Antes de importar nada hay una tarea que no puede hacer el programador solo: limpiar los datos. Referencias duplicadas escritas de dos maneras, unidades mezcladas, clientes repetidos, fechas en tres formatos. Si entra sucio sale sucio, y la culpa se la lleva la aplicación nueva.
Conviene convivir unas semanas: la hoja sigue viva y se compara con el sistema hasta que cuadran los números. Estos mismos cimientos, permisos y trazabilidad y multiempresa, son los de mis propios productos, SILICIE VapeTax y Tictacdicta: distinto sector, misma forma de construir.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de gestión interna a medida?+
Es una aplicación hecha para el trabajo diario de una empresa concreta: almacén, pedidos, partes, equipos, clientes. Cada persona entra con su usuario, ve lo que le toca y las reglas del negocio se comprueban al guardar el dato. Frente a una hoja de cálculo aporta permisos, varios usuarios a la vez y registro de quién cambió qué.
¿Cuándo merece la pena dejar el Excel y pasar a una aplicación?+
Cuando escribe más de una persona en el mismo fichero, cuando alguien debe ver una parte pero no el resto, o cuando contestar cuánto tengo de esto lleva más de un día. Si lo lleva una sola persona, cabe en una hoja y cambia poco, sale más a cuenta ordenar bien la hoja que encargar software.
¿Se puede conectar con el ERP o el programa de facturación que ya tengo?+
Normalmente sí, y sin sustituirlo. Se conecta por API, por ficheros de intercambio, por avisos automáticos o por acceso a la base de datos, según lo que permita tu proveedor. Pregúntale si tiene API documentada, en qué plan entra y si hay límite de peticiones. Y define para cada dato qué sistema manda, para que no se pisen.
¿Puedo dar acceso al equipo sin que vean precios de compra ni márgenes?+
Sí. Los permisos se dan por rol: almacén ve stock, ubicaciones y albaranes; comercial ve sus clientes; administración ve costes. La comprobación va en el servidor, así que conocer la dirección de una pantalla no basta para entrar. Cuando alguien deja la empresa se desactiva su usuario y su histórico se conserva.
¿Funciona en el móvil dentro del almacén si hay mala cobertura?+
Sí, si se diseña para eso. La aplicación guarda en el dispositivo lo que se va haciendo, marca lo pendiente de enviar y lo sincroniza al recuperar señal. Las pantallas se hacen para usar de pie y con una mano, con botones grandes y con la cámara del teléfono leyendo códigos cuando no hay pistola.
¿Los datos y el código son míos? ¿Puedo llevármelos?+
Sí, y es condición de trabajo. El repositorio, la base de datos y las cuentas de proveedor van a nombre de tu empresa. Entregamos documentación de cómo está montado y exportación de la información a formato abierto. Si mañana quieres seguir con otro desarrollador, se lleva el proyecto entero.
Cuéntanos cómo lo lleváis hoy
Escríbenos dos cosas: qué proceso os está doliendo y cuántas personas lo tocan cada día. Si puedes, adjunta la hoja de cálculo con la que trabajáis, quitando antes los datos reales de clientes. Con eso te decimos si esto es una aplicación, un módulo del programa que ya pagas o simplemente una hoja mejor montada. Si tu caso no es para nosotros, también te lo decimos.
Contar mi caso